DEFINITION OF THE TERM "DOCUMENT FLOW" IN LEGISLATION AND LITERATURE
Abstract
The study of the conceptual and categorical apparatus was, is and will remain relevant and urgent. The purpose of the article is to study the interpretation of the term "document flow" in legislative acts and literary sources, as well as to analyze and summarize its essence and content in the works of Ukrainian scientists. The study is based on the application of general scientific methods: systematic, logical, analytical, induction, deduction, as well as the methods of theoretical generalization, classification and grouping; the results of the study are presented using the graphical method. The article analyzes the definitions of the terms "document flow" and "document circulation" in 46 sources (5 – legal acts and 41 – literary sources). It was found out that until 19.07.2022 there was no definition of the term "document flow" at the legislative level, it was used only in specialized regulatory documents on the organization of accounting, and the concept of "document flow" was used mainly. In the literature, the use of the term "document flow" also prevailed (90% of the studied sources), but it was considered as a "process", and as a "system", and as a "path", and as a "promotion", etc., but despite the variety of interpretations, the content of document flow in 73% is the movement of documents. When interpreting the essence of the concept "document flow", its understanding as the movement of documents prevails (67%), although there is a definition as a system of preparation and processing of documents (33%). Declaration of the definition of the term "document flow" in the Law of Ukraine "On Accounting and Financial Reporting in Ukraine" should put an end to the controversy and appropriateness of its use and establish its content as the movement of primary documents from the moment they are created by the company or received from other companies until they are transferred to the archive after being accepted for accounting. The practical significance of the research results lies in a thorough analysis of the nature and content of the terms "document flow" and "document circulation" in a significant number of sources of predecessor researchers, which will allow future scholars to use the results already obtained by the authors of this work.
References
Бугайчук К. Документальне забезпечення публічного адміністрування в органах Національної поліції. Підприємництво, господарство і право. 2019. № 9. С. 109–115.
Величкевич М.Б., Мітрофан Н.В., Кунанець Н.Е. Електронний документообіг, тенденції та перспективи. Вісник «Національного університету Львівська політехніка. 2010. № 689. С. 44–53.
Жиглей І.В., Лайчук С.М. Раціоналізація документообігу під час організації бухгалтерського обліку. Проблеми теорії та методології бухгалтерського обліку, контролю і аналізу. 2020. Вип. 1 (45). С. 17–23.
Зарудна Н.Я., Кундеус О.М., Яковець Т.А. Облік та нормативно-правове забезпечення підприємницької діяльності : Навчальний посібник. Тернопіль : ТАЙП, 2016. 283 с.
Коваль Н.І. Сутність виробничих запасів як економічної категорії: обліковий та управлінські аспекти. Економіка. Фінанси. Менеджмент: актуальні питання науки і практики. 2017. № 7. С. 93–105.
Королюк Т., Кравчук Н, Карп І. Стан та тенденції розвитку організації документообігу в інформаційній системі управління підприємством. Галицький економічний вісник. 2020. Том 6. № 67. С. 79–89.
Крутова А.С., Янчев А.В. Контроль якості процесу документування в електронній економічній діяльності. Вісник ЖДТУ / Економічні науки. 2017. № 2 (80). С. 109–116.
Легенчук С.Ф., Вольська К.О., Вакун О.В. Документування в бухгалтерському обліку: процесний підхід : монографія. Івано-Франківськ : Видавець Кушнір Г.М., 2016. 228 с.
Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) : Наказ Держспоживстандарту України від 28 трав. 2004 р. № 97. URL: https://vn.court.gov.ua/userfiles/27_2732-2004(1).pdf (дата звернення 23.01.2023)
Недошитко І., Патряк О. Електронний документообіг та його цінність для бізнесу. Цифрова платформа: інформаційні технології в соціокультурній сфері. 2022. № 5 (2). С. 368–379.
Правдюк Н.Л., Коваль Л.В., Коваль О.В. Організація процесу формування облікової інформації для прийняття управлінських рішень: теорія, методологія, практика : Монографія. К.: «Центр учбової літератури», 2021. 492 с.
Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні : Закон України від 16 лип. 1999 р. № 996-XIV. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (дата звернення: 23.01.2023)
Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22 трав. 2003 р. № 851-IV. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text (дата звернення: 23.01.2023)
Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку : Наказ М-ва фінансів України від 24 трав. 1995 р. № 88. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text (дата звернення: 23.01.2023)
Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : Наказ М-ва юстиції України від 18 черв. 2015 р. № 1000/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#Text (дата звернення 23.01.2023)
Пугаченко О.Б., Фоміна Т.В. Документальне забезпечення внутрішнього контролю операцій з оборотними активами. Центральноукраїнський науковий вісник. Економічні науки. 2020. № 4 (37). С. 236–250.
Пугаченко О.Б. Організаційні проблеми та можливості поглиблення взаємозв’язку функції обліку з іншими функціями управління процесами сфери матеріального забезпечення. Вісник Житомирського державного технологічного університету / Економічні науки. 2010. № 3 (53). Ч. 2. С. 218–222.
Янчев А.В. Організаційно-методологічні положення електронного документування в системі бухгалтерського обліку : Автореф. дис… д-ра екон. наук / 08.00.09. Жит. держ. технол. ун-т. Житомир, 2015. 38 с.
Buhaichuk, K. (2019). Dokumentalne zabezpechennia publichnoho administruvannia v orhanakh Natsionalnoi politsii [Documentary support of public administration in the bodies of the National Police]. Pidpryiemnytstvo, hospodarstvo i pravo, 9. 109–115. https://doi.org/10.32849/2663-5313/2019.9.18. [in Ukrainian].
Velychkevych, M.B., Mitrofan, N.V., & Kunanets, N.E. (2010). Elektronnyi dokumentoobih, tendentsii ta perspektyvy [Electronic document circulation, trends and perspectives]. Visnyk «Natsionalnoho universytetu Lvivska politekhnika, 689, 44–53. Retrieved from https://ena.lpnu.ua/handle/ntb/20146 [in Ukrainian].
Zhyhlei, I.V., & Laichuk, S.M. (2020). Ratsionalizatsiia dokumentoobihu pid chas orhanizatsii bukhhalterskoho obliku [Rationalization of document flow during the organization of accounting]. Problemy teorii ta metodolohii bukhhalterskoho obliku, kontroliu i analizu, 1 (45), 17–23. DOI: http://dx.doi.org/10.26642/pbo-2020-1(45)-17-23 [in Ukrainian].
Zarudna, N.Ia., Kundeus, O.M., & Yakovets, T.A. (2016) Oblik ta normatyvno-pravove zabezpechennia pidpryiemnytskoi diialnosti [Accounting and legal support of entrepreneurial activity]. Ternopil: TAIP. Retrieved from http://dspace.wunu.edu.ua/bitstream/316497/29421/1/%...%BA.pdf [in Ukrainian].
Koval, N.I. (2017). Sutnist vyrobnychykh zapasiv yak ekonomichnoi katehorii: oblikovyi ta upravlinski aspekty [The essence of production stocks as an economic category: accounting and management aspects]. Ekonomika. Finansy. Menedzhment: aktualni pytannia nauky i praktyky, 7, 93–105. Retrieved from http://nbuv.gov.ua/UJRN/efmapnp_2017_7_11. [in Ukrainian].
Koroliuk, T., Kravchuk, N, & Karp, I. (2020). Stan ta tendentsii rozvytku orhanizatsii dokumentoobihu v informatsiinii systemi upravlinnia pidpryiemstvom [State and development trends of the organization of document circulation in the information system of enterprise management]. Halytskyi ekonomichnyi visnyk, 6, 67. 79–89. DOI: https://doi.org/10.33108/galicianvisnyk_tntu2020.06.079 [in Ukrainian].
Krutova, A.S., & Yanchev, A.V. (2017) Kontrol yakosti protsesu dokumentuvannia v elektronnii ekonomichnii diialnosti [Quality control of the documentation process in electronic economic activity]. Visnyk ZhDTU / Ekonomichni nauky, 2 (80), 109–116. Retrieved from http://ven.ztu.edu.ua/article/viewFile/106392/101517.pdf [in Ukrainian].
Lehenchuk, S.F., Volska, K.O., & Vakun, O.V. (2016) Dokumentuvannia v bukhhalterskomu obliku: protsesnyi pidkhid [Documentation in accounting: a process approach]. Ivano-Frankivsk: Vydavets Kushnir H.M. Retrieved from https://eztuir.ztu.edu.ua/bitstream/handle/123456789/2567/%...%8F.pdf?sequence=1&isAllowed=y [in Ukrainian].
Natsionalnyi standart Ukrainy «Dilovodstvo y arkhivna sprava. Terminy ta vyznachennia poniat» (DSTU 2732:2004) : Nakaz Derzhspozhyvstandartu Ukrainy № 97 vid 28.05.2004 r. [National standard of Ukraine "Bookkeeping and archival affairs. Terms and definitions of concepts" (DSTU 2732:2004) from 25th May 2004, № 97]. Available at: https://vn.court.gov.ua/userfiles/27_2732-2004(1).pdf (accessed 23 January 2023) [in Ukrainian].
Nedoshytko, I., & Patriak, O. (2022) Elektronnyi dokumentoobih ta yoho tsinnist dlia biznesu [Electronic document management and its value for business]. Tsyfrova platforma: informatsiini tekhnolohii v sotsiokulturnii sferi, 5 (2), 368–379. DOI: https://doi.org/10.31866/2617-796X.5.2.2022.270142 [in Ukrainian].
Pravdiuk, N.L., Koval, L.V., & Koval, O.V. (2021) Orhanizatsiia protsesu formuvannia oblikovoi informatsii dlia pryiniattia upravlinskykh rishen: teoriia, metodolohiia, praktyka [Organization of the process of forming accounting information for management decision-making: theory, methodology, practice]. Kyiv: «Tsentr uchbovoi literatury». Retrieved from http://repository.vsau.org/getfile.php/30141.pdf [in Ukrainian].
Pro bukhhalterskyi oblik ta finansovu zvitnist v Ukraini : Zakon Ukrainy № 996-XIV vid 16.07.1999 r. [On accounting and financial reporting in Ukraine from 16th July 1999, № 996-XIV]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (accessed 23 January 2023) [in Ukrainian].
Pro elektronni dokumenty ta elektronnyi dokumentoobih : Zakon Ukrainy № 851-IV vid 22.05.2003 r. [On electronic documents and electronic document circulation from 22th May 22 2003, № 851-IV]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text (accessed 23 January 2023) [in Ukrainian].
Pro zatverdzhennia Polozhennia pro dokumentalne zabezpechennia zapysiv u bukhhalterskomu obliku : Nakaz MFU № 88 vid 24.05.1995 r. [On the approval of the Regulation on documentary support of records in accounting from 24th May 1995, № 88.]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text (accessed 23 January 2023) [in Ukrainian].
Pro zatverdzhennia Pravyl orhanizatsii dilovodstva ta arkhivnoho zberihannia dokumentiv u derzhavnykh orhanakh, orhanakh mistsevoho samovriaduvannia, na pidpryiemstvakh, v ustanovakh i orhanizatsiiakh : Nakaz MIuU № 1000/5 vid 18.06.2015 r. [16. On the approval of the Rules for the organization of record keeping and archival storage of documents in state bodies, local self-government bodies, enterprises, institutions and organizations from 18th June 2015, № 1000/5]. Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#Text (accessed 23 January 2023) [in Ukrainian].
Puhachenko, O.B., & Fomina, T.V. (2020). Dokumentalne zabezpechennia vnutrishnoho kontroliu operatsii z oborotnymy aktyvamy [Documentation of internal control of operations with current assets]. Tsentralnoukrainskyi naukovyi visnyk. Ekonomichni nauky, 4 (37), 236–250. DOI: https://doi.org/10.32515/2663-1636.2020.4(37).236-250 [in Ukrainian].
Puhachenko, O.B. (2010). Orhanizatsiini problemy ta mozhlyvosti pohlyblennia vzaiemozviazku funktsii obliku z inshymy funktsiiamy upravlinnia protsesamy sfery materialnoho zabezpechennia [Organizational problems and opportunities for deepening the relationship of the accounting function with other functions of managing processes in the field of material support]. Visnyk Zhytomyrskoho derzhavnoho tekhnolohichnoho universytetu / Ekonomichni nauky, 3 (53), 2, 218–222. Retrieved from https://ideas.repec.org/s/scn/000ven13.html [in Ukrainian].
Yanchev, A.V. (2015) Orhanizatsiino-metodolohichni polozhennia elektronnoho dokumentuvannia v systemi bukhhalterskoho obliku [Organizational and methodological provisions of electronic documentation in the accounting system]. Avtoref. dys… d-ra ekon. nauk / 08.00.09. Zhyt. derzh. tekhnol. un-t.
