ORGANIZATION OF PAPERWORK IN THE MANAGEMENT ACTIVITY OF THE ENTERPRISE

Keywords: document, paperwork, document circulation, management activity, documentary support

Abstract

Socio-economic processes that take place in modern society are not possible without governance, which is an important factor in ensuring the proper functioning of public authorities and local governments. Documentation helps ensure a proper level of management. The quality and efficiency of any structure depends on the correct organization of work with documents. An important component of the organization of work with documents is the establishment of document management of the enterprise, organization, institution, storage of documents and their use in the current activities of the enterprise. The document is the main object in the field of management, the foundation of documentary research, which determines the scientific, practical and historical significance and regulates the relations of subjects in their practical activities. The purpose of the article is to study the organization of office work at the enterprise and areas of its improvement. The article explores such concepts as «document», «documentation», «document flow», «paperwork». Attention is paid to the normative and legal regulation of office work in Ukraine on the basis of state standards, national classifiers and unified documentation systems. It is revealed that organizational and administrative documentation is one of the classes of administrative documentation and includes administrative documents, organizational and reference information. All the features of the organization of office work of a particular institution should be reflected in the individual instructions on office work. The article presents the criteria for assessing the quality of documentation in management systems. It is established that in order to rationally organize office work in enterprises, it is necessary to determine those flows of document flow that have the greatest impact on the implementation of the main functions of the enterprise. Thus, the assessment of the analysis and optimization of document flow at the enterprise, which consists of three stages. The directions of improvement of document circulation at the enterprise in the section of unification of documents, the text of documents; standardization of documents; modern technical means of computer technology are suggested.

References

Агеева Ю.Б. Экономический словарь (для бухгалтера, аудитора, директора). Москва : РедСо – Бератор-Паблишинг, 2006. 256 с.

Білуха М.Т. Судово-бухгалтерська експертиза : підручник. Київ : Видавнича компанія «Воля», 2004. 656 с.

ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. URL: http://law.leschishin.org/nor024.php (дата звернення: 20.06.2022).

ДСТУ 3017-95. Видання. Основні види. Терміни та визначення. URL: https://ntb.pstu.edu/images/N-rabotniku/DSTU_3017_95.pdf (дата звернення: 20.06.2022.

ДСТУ 4163:2020. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. URL: https://zakon.help/article/nacionalnii-standart-dstu-41632020-derzhavna?menu=82 (дата звернення: 19.06.2022).

Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу». URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/32/95-%D0%B2%D1%80#Text (дата звернення: 19.06.2022).

Закон України «Про інформацію». URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2657-12#Text (дата звернення: 19.06.2022).

Закон України «Про обов’язковий примірник документів». URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/595-14#Text (дата звернення: 19.06.2022).

Іванова Т.В. Документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні. Науковий вісник Академії муніципального управління. Серія : Управління. 2010. Вип. 2. С. 387–393.

Левин В.С. Предпринимателю о бухгалтерском учете и финансовом анализе. Харьков : Основа, Фирма «Рита», 1992. 112 с.

Легенчук С.Ф., Вольська К.О., Вакун О.В. Документування в бухгалтерському обліку: процесний підхід : монографія. Івано-Франківськ : Видавець Кушнір Г.М., 2016. 228 с.

Подольский В.И. Аудит первинного учета предприятий : практич. пособие. Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2003. 173 с.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затв. Наказ Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Прокопець Л.В. Діловодство як складова управлінської діяльності. Економіка та держава. 2017. № 4. С. 61–63.

Скібіцька Л.І. Організація праці менеджера. Навч. посібник. Київ : Центр учбової літератури, 2010. 360 с.

Сокольчик Т.П. Бухгалтерский учет и аудит: пособие; под общ. ред. Т.П. Сокольчик. Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. 251 с.

Вікіпедія: веб сайт: URL: https://uk.wikipedia.org (дата звернення: 18.06.2022).

Ageeva, Yu.B. (2006). Ekonomicheskiy slovar' (dlya bukhgaltera, auditora, direktora) [Economic dictionary (for an accountant, auditor, director)]. Moscow: RedSo – Berator-Publishing. (in Russian)

Bilukha, M.T. (2004). Sudovo-bukhhaltersʹka ekspertyza: pidruchnyk [Forensic accounting: a textbook]. Kyiv: Volia Publishing Company. (in Ukrainian)

SSU 2732: 2004. Paperwork and archiving. Terms and definitions, available at: http://law.leschishin.org/nor024.php (accessed 20 June 2022).

SSU 3017-95. Edition. The main types. Terms and definitions, available at: https://ntb.pstu.edu/images/N-rabotniku/DSTU_3017_95.pdf (accessed 20 June 2022).

SSU 4163: 2020. Unified system of organizational and administrative documentation. Requirements for registration of documents, available at: https://zakon.help/article/nacionalnii-standart-dstu-41632020-derzhavna?menu=82 (accessed 19 June 2022).

The Verkhovna Rada of Ukraine (1995), Law of Ukraine “On Libraries and Library Affairs”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/32/95-%D0%B2%D1%80#Text (accessed 19 June 2022).

The Verkhovna Rada of Ukraine (1992), Law of Ukraine “On Information”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2657-12#Text (accessed 19 June 2022).

The Verkhovna Rada of Ukraine (1999), Law of Ukraine “On Mandatory Copies of Documents”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/595-14#Text https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2657-12#Text (accessed 19 June 2022).

Ivanova, T.V. (2010), Dokumentatsiyne zabezpechennya diyalʹnosti orhaniv mistsevoho samovryaduvannya v Ukrayini [Documentary support of local self-government bodies in Ukraine], Naukovyy visnyk Akademiyi munitsypalʹnoho upravlinnya. Seriya: Upravlinnya, vol. 2, pp. 387-393. (in Ukrainian)

Levin, V.S. (1992), Predprinimatelyu o bukhgalterskom uchete i finansovom analize [Entrepreneur on accounting and financial analysis]. Kharkiv: Osnova, Rita Company. (in Ukrainian)

Legenchuk, S.F., Volskaya. K.O. and Vakun, O.V. (2016), Dokumentuvannya v bukhhaltersʹkomu obliku: protsesnyy pidkhid: monohrafiya [Documentation in accounting: a process approach: a monograph]. Ivano-Frankivsk: Publisher Kushnir GM. (in Ukrainian)

Podolsky,V.I. (2003), Audit pervinnogo ucheta predpriyatiy: praktich. posobiye [Audit of the primary accounting of enterprises: practical. allowance]. Moscow: UNITI-DANA. (in Russian)

Ministry of Justice of Ukraine (2015), “Rules for the organization of record keeping and archival storage of documents in state bodies, local governments, enterprises, institutions and organizations”, available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text (accessed 20 June 2022).

Prokopets, L.V. (2017), Dilovodstvo yak skladova upravlinsʹkoyi diyalʹnosti [Record keeping as a component of managerial activity]. Ekonomika ta derzhava, vol. 4, pp. 61-63.

Skibitska, L.I. (2010), Orhanizatsiya pratsi menedzhera. Navch. posibnyk [Organization of work of the manager. Teaching manual]. Kyiv: Center for Educational Literature. (in Ukrainian)

Sokolchik, T.P. (2009), Bukhgalterskiy uchet i audit: posobiye [Accounting and audit: allowance] under total ed. T.P. Sokolchik, Acad. ex. under the President of the Rep. Belarus, Minsk.

Wikipedia: website: URL: https://uk.wikipedia.org (accessed 18 June 2022).

Article views: 42
PDF Downloads: 44
Published
2022-05-31
How to Cite
LepetanІ. (2022). ORGANIZATION OF PAPERWORK IN THE MANAGEMENT ACTIVITY OF THE ENTERPRISE. Economy and Society, (39). https://doi.org/10.32782/2524-0072/2022-39-49
Section
ECONOMICS